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C'è una cifra nel nostro settore di cui nessuno ama parlare perché imbarazza tutti i soggetti coinvolti: una percentuale significativa di dispositivi restituiti come...
C'è una cifra nel nostro settore di cui nessuno ama parlare perché imbarazza tutti i soggetti coinvolti: una percentuale significativa di dispositivi restituiti come difettosi sono in perfette condizioni. Nessun guasto, nessun componente difettoso, niente. Configurazione errata, abbinamento errato, alimentatore sbagliato, mancata introduzione adeguata – o semplicemente un utente che si aspettava qualcosa per cui il dispositivo non è mai stato progettato. L'industria ha trovato un'abbreviazione meravigliosamente indulgente per questo: »NFF – no fault found« (nessun guasto riscontrato). Chiunque gestisca un centro di assistenza conosce la propria percentuale con precisione. Semplicemente, non lo dicono ad alta voce.
L'istinto di incolpare l'utente è comprensibile, ma è comunque sbagliato. Perché non è l'utente a pagare per il processo. Siete voi. Fate i conti: spedizione di andata e ritorno insieme, 30 €. Collaudo, anche se alla fine non si trova nulla, una stima di 45 €. Il vostro tempo impiegato per ricevere il reso, registrarlo, fare domande e sollecitare le persone – chiamiamolo generosamente un'ora a 75 €. E poi c'è la settimana in cui una delle postazioni di lavoro del vostro cliente è fuori servizio. Anche se ignoriamo generosamente quest'ultimo punto, siete già a 150 €. Venti casi come questi all'anno equivalgono a 3.000 €. Non li vedrete mai in nessun rapporto perché si distribuiscono uniformemente su dodici mesi – come tutte le cose veramente costose.
E ora la parte scomoda: la maggior parte di questi casi avrebbe potuto essere risolta con una telefonata di venti minuti. Nessun corso di formazione, nessun processo, nessun contratto di assistenza, nessun progetto con un comitato direttivo. Solo una chiamata in cui qualcuno chiede: »Cosa succede esattamente quando si preme il pulsante?« Nella maggior parte dei casi, è sufficiente per risolvere il problema. Ecco perché non vedo il supporto come un centro di costo, ma come la leva più efficace per ridurre il tasso di resi. E, per pura coincidenza, è anche la più economica.
C'è un secondo aspetto che è quasi sempre sottovalutato: un reso è anche una questione di fiducia. Il vostro cliente ha acquistato qualcosa, non ha funzionato, lo ha rispedito indietro – e tre settimane dopo il dispositivo torna con una nota che dice che tutto è perfettamente a posto. Dal loro punto di vista, quella nota dice: »È stata colpa vostra e nessuno vi ha aiutato.« Potete avere perfettamente ragione sui fatti e comunque perdere il cliente. Quando arriverà il prossimo rollout, non ricorderanno il vostro buon prezzo; ricorderanno quelle tre settimane. Avere ragione e fare affari sono due discipline diverse nel nostro settore, e si può essere campioni in una mentre si viene retrocessi nell'altra.
Cosa aiuta effettivamente: primo, una valutazione iniziale con quattro domande che sono sempre le stesse. Da quando? Riguarda ogni dispositivo o solo uno? Cosa è cambiato più di recente – firmware, rete, posizione, accessori? E: un dispositivo identico funziona su un'altra postazione di lavoro? Quelle quattro domande eliminano metà dei casi prima ancora che qualcuno tocchi una scatola di cartone. Secondo: ove possibile, fornire un dispositivo sostitutivo in loco anziché inviare quello difettoso. Terzo – e questa è la parte che richiede un po' di coraggio – rivedete i vostri casi una volta al trimestre e contate quanti erano »no fault found«. Il numero sorprende tutti. Sorprese anche me, all'epoca.
Indico esplicitamente anche la nostra direzione. Un distributore che si limita a elaborare i resi invece di cercare prima di aiutare si sta rendendo la vita troppo facile. Per il distributore, il caso è ben chiuso; per voi, è un cliente che ora pensa male di voi. Quindi la domanda da porre al vostro fornitore non è »Quanto velocemente elaborate un RMA?«. È: »Cosa fate per assicurarvi che non ne abbia bisogno in primo luogo?« Le risposte possono essere straordinariamente rivelatrici. Così come alcune delle espressioni.
C'è un motivo per cui entro così nei dettagli. Un dispositivo che viene spedito e restituito senza guasti riscontrati non genera entrate, né margini, né soddisfazione. È l'unico processo nella nostra intera catena in cui tutti i soggetti coinvolti perdono – e l'unico che avrebbe potuto essere evitato con una telefonata.
Quindi ricordate: »Il reclamo più costoso è quello in cui si scopre che in realtà non c'era niente di rotto.«