Meccanica di distribuzione: EOL – I prodotti non muoiono dall'oggi al domani, ma con largo preavviso.
Tardi o presto, ogni dispositivo raggiunge lo stesso punto: la fine del ciclo vita. Il produttore ne annuncia la dismissione, il prodotto scompare dall'elenco dei prezzi e da qualche parte, in una sala riunioni, un cliente finale pronuncia la frase che ogni rivenditore teme: »Cosa intendi dire che non è più disponibile? Ne abbiamo 3.000 in funzione.« Oggi parleremo del motivo per cui questa frase non dovrebbe mai dover essere pronunciata. Perché i prodotti nel nostro settore non scompaiono da un giorno all'altro. Raggiungono la fine del loro ciclo vitale con un annuncio lungo e pubblico – basta solo prestare attenzione.
Innanzitutto, perché un produttore dovrebbe dismettere un prodotto che sta ancora vendendo bene? Raramente per scelta. Più spesso, non è il prodotto che ha raggiunto la fine del suo ciclo vitale, ma qualcosa al suo interno: un chipset che non viene più prodotto. Un display che non è più in produzione. Una certificazione wireless che non è più conforme alle nuove normative. Un sistema operativo che non riceve più aggiornamenti di sicurezza. Il produttore non dice: »Non vogliamo più produrlo.« Dice: »Non possiamo più produrlo a costi commercialmente validi.« È semplicemente così che funziona l'industria e, cosa più importante, è prevedibile perché segue una sequenza definita di fasi.
Quelle fasi hanno tutte dei nomi, e comprenderle è il vero trucco. Prima viene l'annuncio di fine vita (End-of-Life). Poi viene il periodo di ultimo acquisto (Last Buy o Last Time Buy), durante il quale il prodotto può ancora essere ordinato. Successivamente arriva la spedizione finale. Solo anni dopo termina finalmente l'assistenza – il punto in cui le riparazioni non sono più offerte e i pezzi di ricambio non sono più disponibili a magazzino. Spesso passano cinque anni o più dall'annuncio iniziale di EOL alla fine dell'assistenza. Non è una ghigliottina; è un addio lungo e ordinato. Se si conoscono tutte e quattro le date, non si ha un problema di EOL. Ma se si ignora la prima, alla fine tutte e quattro arrivano contemporaneamente.
L'EOL diventa particolarmente critico dove grandi volumi e standardizzazione si incontrano: durante i rollout. Un cliente finale con 3.000 dispositivi identici in 400 negozi non vuole che il dispositivo numero 3.001 sia diverso. Il suo software è stato validato per quel modello specifico. Le sue staffe di montaggio si adattano a quell'alloggiamento. I suoi dipendenti conoscono a memoria quei pulsanti. Per loro, un annuncio di EOL non è semplicemente un aggiornamento del catalogo – è un progetto. O si assicura una quantità sufficiente di scorte durante la finestra di ultimo acquisto per supportare il ciclo vitale rimanente – unità di ricambio, espansione, scorte di emergenza – o si inizia per tempo la migrazione al prodotto successore. Entrambe sono opzioni sensate. Solo la terza opzione è una cattiva scelta: non fare nulla e farsi cogliere di sorpresa.
È proprio qui che la distribuzione entra in gioco, perché è qui che siamo più vicini alla fonte. Riceviamo prima le notifiche di EOL. Conosciamo le roadmap dei prodotti. Sappiamo quale successore è veramente compatibile e quale porta solo un nome simile. Un buon distributore ti contatta prima che il problema esista: »Il tuo dispositivo di rollout sta per essere dismesso. La finestra di ultimo acquisto chiude in questa data, sono disponibili queste quantità e questo è il percorso di migrazione consigliato.« Consolidiamo le quantità di ultimo acquisto tra più rivenditori, riserviamo le scorte rimanenti per progetti in corso e gestiamo l'inventario per il cliente che inevitabilmente si rende conto – dopo la data di vendita finale – che ha ancora bisogno di altre 50 unità. Non è un lavoro appariscente, ma diventa inestimabile nel giorno in cui salva il rollout di un cliente finale.
Quindi ecco il mio consiglio, senza renderlo più complicato del necessario: non trattate le dismissioni dei prodotti come un inconveniente. Trattatele come un'opportunità di vendita. Ogni annuncio di EOL crea un motivo naturale per parlare con il vostro cliente – di migrazione, prodotti successori, scorte di emergenza o del prossimo progetto. I rivenditori che capiscono questo traggono doppio beneficio da ogni dismissione: una volta dall'acquisto finale del prodotto in uscita e di nuovo dall'acquisto del suo successore. Tutti gli altri si ritrovano a dover spiegare al proprio cliente perché il progetto non può più continuare.
Quindi ricordate questo: »Un prodotto muore due volte – una volta nel listino prezzi e una volta sul campo. Se si perde la prima morte, si affronterà la seconda completamente impreparati.«
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C'è una cifra nel nostro settore di cui nessuno ama parlare perché imbarazza tutti i soggetti coinvolti: una percentuale significativa di dispositivi restituiti come difettosi sono in perfette condizioni. Nessun guasto, nessun componente difettoso, niente. Configurazione errata, abbinamento errato, alimentatore sbagliato, mancata introduzione adeguata – o semplicemente un utente che si aspettava qualcosa per cui il dispositivo non è mai stato progettato. L'industria ha trovato un'abbreviazione meravigliosamente indulgente per questo: »NFF – no fault found« (nessun guasto riscontrato). Chiunque gestisca un centro di assistenza conosce la propria percentuale con precisione. Semplicemente, non lo dicono ad alta voce.
L'istinto di incolpare l'utente è comprensibile, ma è comunque sbagliato. Perché non è l'utente a pagare per il processo. Siete voi. Fate i conti: spedizione di andata e ritorno insieme, 30 €. Collaudo, anche se alla fine non si trova nulla, una stima di 45 €. Il vostro tempo impiegato per ricevere il reso, registrarlo, fare domande e sollecitare le persone – chiamiamolo generosamente un'ora a 75 €. E poi c'è la settimana in cui una delle postazioni di lavoro del vostro cliente è fuori servizio. Anche se ignoriamo generosamente quest'ultimo punto, siete già a 150 €. Venti casi come questi all'anno equivalgono a 3.000 €. Non li vedrete mai in nessun rapporto perché si distribuiscono uniformemente su dodici mesi – come tutte le cose veramente costose.
E ora la parte scomoda: la maggior parte di questi casi avrebbe potuto essere risolta con una telefonata di venti minuti. Nessun corso di formazione, nessun processo, nessun contratto di assistenza, nessun progetto con un comitato direttivo. Solo una chiamata in cui qualcuno chiede: »Cosa succede esattamente quando si preme il pulsante?« Nella maggior parte dei casi, è sufficiente per risolvere il problema. Ecco perché non vedo il supporto come un centro di costo, ma come la leva più efficace per ridurre il tasso di resi. E, per pura coincidenza, è anche la più economica.
C'è un secondo aspetto che è quasi sempre sottovalutato: un reso è anche una questione di fiducia. Il vostro cliente ha acquistato qualcosa, non ha funzionato, lo ha rispedito indietro – e tre settimane dopo il dispositivo torna con una nota che dice che tutto è perfettamente a posto. Dal loro punto di vista, quella nota dice: »È stata colpa vostra e nessuno vi ha aiutato.« Potete avere perfettamente ragione sui fatti e comunque perdere il cliente. Quando arriverà il prossimo rollout, non ricorderanno il vostro buon prezzo; ricorderanno quelle tre settimane. Avere ragione e fare affari sono due discipline diverse nel nostro settore, e si può essere campioni in una mentre si viene retrocessi nell'altra.
Cosa aiuta effettivamente: primo, una valutazione iniziale con quattro domande che sono sempre le stesse. Da quando? Riguarda ogni dispositivo o solo uno? Cosa è cambiato più di recente – firmware, rete, posizione, accessori? E: un dispositivo identico funziona su un'altra postazione di lavoro? Quelle quattro domande eliminano metà dei casi prima ancora che qualcuno tocchi una scatola di cartone. Secondo: ove possibile, fornire un dispositivo sostitutivo in loco anziché inviare quello difettoso. Terzo – e questa è la parte che richiede un po' di coraggio – rivedete i vostri casi una volta al trimestre e contate quanti erano »no fault found«. Il numero sorprende tutti. Sorprese anche me, all'epoca.
Indico esplicitamente anche la nostra direzione. Un distributore che si limita a elaborare i resi invece di cercare prima di aiutare si sta rendendo la vita troppo facile. Per il distributore, il caso è ben chiuso; per voi, è un cliente che ora pensa male di voi. Quindi la domanda da porre al vostro fornitore non è »Quanto velocemente elaborate un RMA?«. È: »Cosa fate per assicurarvi che non ne abbia bisogno in primo luogo?« Le risposte possono essere straordinariamente rivelatrici. Così come alcune delle espressioni.
C'è un motivo per cui entro così nei dettagli. Un dispositivo che viene spedito e restituito senza guasti riscontrati non genera entrate, né margini, né soddisfazione. È l'unico processo nella nostra intera catena in cui tutti i soggetti coinvolti perdono – e l'unico che avrebbe potuto essere evitato con una telefonata.
Quindi ricordate: »Il reclamo più costoso è quello in cui si scopre che in realtà non c'era niente di rotto.«