Vorrei essere chiaro fin dall'inizio: sono assolutamente favorevole alle vacanze. Ne abbiamo tutti bisogno e dobbiamo prenderle nel modo giusto. Niente telefono sul comodino. Niente la sensazione opprimente che da qualche parte qualcosa stia per andare a rotoli. Ancora meglio se l'azienda non si accorge nemmeno che sei assente. Ciò che mi ha davvero frustrato quest'estate, però, è la leggerezza con cui la gente sembra accettare che il lavoro rallenti semplicemente perché qualcuno è in ferie. Basta rimuovere una persona da una catena di quattro e improvvisamente nulla si muove. Per due settimane. A volte tre. Il cliente aspetta. Il fornitore aspetta. Il progetto aspetta. Questo non è un problema di vacanza. È un fallimento organizzativo. Si può capire moltissimo di un'azienda da una singola email automatica. Un buon messaggio di risposta automatica è composto da due righe: "Sono assente dal... fino al..." – perché, francamente, a nessuno interessa se sei a Maiorca, in una clinica di riabilitazione o a un corso di formazione; non fa alcuna differenza per il mittente – seguito da: "Il mio sostituto è [Nome], disponibile all'indirizzo [email] e al numero [telefono], ed è autorizzato a prendere decisioni in mia assenza." Tutto qui. Non serve altro. Poi c'è l'altra versione, quella che si riceve decine di volte al giorno: "Se la vostra richiesta è urgente, vi preghiamo di contattare...". Questo non è un passaggio di consegne; è ridare la responsabilità al mittente. Ora deve decidere se il suo problema è abbastanza importante da disturbare qualcuno che non ne sa nulla, non ha la documentazione necessaria e, molto probabilmente, non è autorizzato a prendere decisioni. In parole povere, il messaggio recita: "Sono in vacanza, quindi per favore non disturbate l'azienda con ordini o richieste mentre sono via." La parola chiave è **autorizzato**. Un sostituto il cui unico contributo è spiegare che non può dirti nulla non è affatto un sostituto. La mia opinione su questo non è particolarmente comoda, ma la sostengo: se non hai passato adeguatamente i tuoi compiti aperti, allora non ti sei guadagnato la tua vacanza. Non perché invidio a qualcuno il tempo libero, ma perché un passaggio di consegne adeguato fa parte del lavoro tanto quanto scrivere un preventivo o fare una chiamata al cliente. E se non c'è veramente un sostituto adatto, allora secondo me il sostituto dovrebbe essere il tuo manager. Sia pure, se è l'unico modo per garantire che qualcuno sia effettivamente in grado di prendere decisioni. Non ho assolutamente alcun problema quando uno dei nostri capi dipartimento viene da me e mi nomina come suo sostituto. Anzi, è esattamente l'istinto giusto. Ciò che non funziona è quando più dipendenti prendono ferie contemporaneamente senza un adeguato coordinamento e, improvvisamente, nessuno è in grado di portare avanti un progetto. Se questo non ti preoccupa, forse saresti più felice nel settore pubblico. In un'azienda che dipende da clienti soddisfatti, questo conta moltissimo. In un mondo ideale, non ci sarebbe nemmeno un messaggio di risposta automatica. Un collega o un manager semplicemente leggerebbe le tue email e risponderebbe. È così che abbiamo fatto noi di Jarltech per 30 anni. Non sempre ci riusciamo in ogni singolo caso, e ammetto volentieri che alcuni dei nostri messaggi di risposta automatica necessitano ancora di attenzione. Ma resto convinto che, da noi, nulla venga lasciato indietro. Con alcune altre aziende, temo di non essere così sicuro. E ora al punto cruciale – che in realtà ha molto poco a che fare con i clienti. Quando prepari la valigia, quale sensazione preferiresti avere? Opzione uno: "Ah! Senza di me comunque non funziona niente." Sembra importante, ma in realtà è un marchio di fallimento. Significa anche controllare la posta in arrivo tre volte al giorno per senso di colpa e non staccare mai veramente. Opzione due: "Un collega mi copre durante quello che di solito è un periodo più tranquillo. Clienti e fornitori sono assistiti. Nulla rimane in sospeso. E tra qualche settimana farò esattamente lo stesso per loro, così anche loro potranno partire rilassati." La seconda opzione non è solo più professionale. È anche molto più riposante. Ecco perché non considero la pianificazione delle ferie un noioso compito amministrativo per le risorse umane. La considero una delle responsabilità di leadership più importanti dell'anno. Chiunque organizzi una copertura adeguata, chiarisca in anticipo l'autorità decisionale e si assicuri che tre persone chiave non siano via contemporaneamente, sta praticando il management nel suo senso più vero: assicurare che l'azienda continui a funzionare senza di loro. La prontezza operativa viene prima di tutto – ad agosto tanto quanto a novembre. **Quindi ricordalo:** "Se nulla funziona senza di te, non è la prova della tua importanza. È la prova della cattiva pianificazione della tua azienda.