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Reglas de oro para conferencias de proveedores

Este parece ser un tema recurrente en mi blog. En 2017 asistimos a bastantes eventos de proveedores, tanto buenos como no tan buenos. Queridos proveedores, os queremos mucho y también valoramos enormemente la oportunidad de establecer contactos. ¡Pero, por favor, hacedlo lo más fácil posible para nosotros!

1. No ubicaciones exóticas – ¡llegadas! En Europa es fácil viajar a Fráncfort, Berlín, Viena, Estocolmo, Milán, Copenhague, París, Londres, etc. Desafortunadamente, no es tan fácil llegar a Mykonos, Chipre, Malta, Faro, etc. Suele ser vuestra agencia de eventos la que recomienda estas ubicaciones, y siempre justo antes o justo después de la temporada de vuelos de verano. Precisamente es entonces cuando resulta muy económico, pero apenas hay aerolíneas que vuelen allí.

2. No ubicaciones exóticas – eficiencia. Sí, sois el proveedor más importante del mundo, pero vuestros clientes también conocen a otras personas. En ubicaciones urbanas razonables es posible incluso reunirse en oficinas locales o visitar a clientes en las cercanías. Recordad que queréis distribuidores que piensen de forma eficiente.

3. ¡Los mejores hoteles locales! Vuestra agencia de eventos reserva el hotel. Eso está mal, porque estas personas saben exactamente dónde está su mejor margen de beneficio. Además, estos hoteles a menudo están en renovación o no son populares en esta época del año. Si nadie más quiere alojarse allí, nosotros tampoco.

El hotel debe tener al menos 5 estrellas. Sí, es caro. Pero entonces, en caso de duda, dejad que los invitados paguen. Queréis que vengan los principales responsables de la toma de decisiones. Y necesitan la mejor conexión a Internet, a veces servicio de habitaciones aquí y allá, para que les plancharan una camisa o incluso para recibir a un cliente. ¿Y cuántas veces nos hemos quedado por la noche delante de un bar de hotel que cierra a las 22:00 horas? ¡Nada bueno para establecer contactos!

Ah, sí, y si la conferencia es en un hotel así, cada uno de nosotros tiene una excusa para quedarse allí. Si vuestros directivos en la sede central de EE. UU. consideran que el hotel es demasiado caro para vuestra propia gente, entonces reservad el lugar de menor calidad de al lado para vuestra propia gente. Pero, ¿por qué el CEO de vuestro cliente, a quien queréis impresionar, sufre precisamente porque el presupuesto del hotel no es suficiente para vuestros técnicos?

4. Conferencias y cenas en el mismo hotel. Vuestros clientes no quieren ir en autobús. Ya no vamos todos a la escuela. Y queremos ir a nuestras habitaciones entremedias, y a veces incluso saltarnos alguna de las sesiones de la conferencia. Esto está mal si la habitación del hotel está lejos en autobús.

5. ¿Habéis oído hablar del Late Check-Out? Si vuestra conferencia dura hasta las 14:00 horas, entonces negociad con el hotel que los huéspedes puedan usar sus habitaciones hasta esa hora. ¡Es posible! No da una buena impresión cuando vuestros mejores clientes están sentados sobre sus maletas el segundo día de la conferencia, porque el check-out tiene que ser por adelantado.

6. Dejad de usar PowerPoint. Con gusto miramos vuestros números en unas pocas diapositivas de PowerPoint. ¡Pero luego, por favor, parad! En lugar de eso, dadnos productos para tocar, por favor. Y a ninguna de las personas que asisten a vuestras conferencias les interesan los datos técnicos. Entonces, invitad a la gestión de productos.

Queremos saber cómo nosotros y nuestros distribuidores obtendremos mayores márgenes de beneficio con vosotros. Y también, cómo podemos mejorar la cooperación con vosotros y dónde hay nuevos mercados. Y eso es lo que tenéis que contarnos, nada más.

También nos gustaría saber más sobre vuestra estrategia. Pero si queréis guardar secretismo en esta dirección, entonces nosotros tampoco diremos nada sobre nuestra estrategia.

Y si mostráis números, haced que sean datos que no conozcamos ya de vuestra página web. Somos animales competitivos. Queremos saber cómo estamos en comparación con nuestros competidores, ¡así que dadnos la información!

7. Discusiones uno a uno. Discusiones uno a uno con los responsables de la toma de decisiones, por favor. Ningún distribuidor o concesionario vuestro discute su plan de marketing o os da grandes ideas en una sala con su competencia. Ah, sí, y por favor, traed a los responsables de la toma de decisiones. Si vuestra conferencia es tan importante, entonces un alto directivo de Japón, EE. UU. o de donde sea también puede venir.

8. Diversión, diversión, diversión. Sí, es divertido hacer un tour por la ciudad juntos, ir a un parque de rápidos o escalar una montaña. Cierto. Eso es: ¡con vuestra propia familia! Pero no con vosotros. Cada uno de vosotros siempre planea medio día para algo "divertido". Eso solo nos causa problemas con la oficina de impuestos. Por favor, haced una recomendación sobre lo que podéis hacer después de la conferencia. Ahorrad el dinero y, en su lugar, reservad un hotel mejor.

9. Premios. Nos complace mucho recibir el premio al mejor crecimiento y al mejor marketing en cada conferencia de proveedores. ¡Muchas gracias! Pero estos premios no caben en ningún equipaje. Sobre todo porque Jarltech siempre recibe tantos. ¿Qué tal si entregáis las piezas y las recogéis de nuevo? "Ya nos hemos encargado de que el premio se os envíe después". ¡Eso es servicio!

10. Intereses personales. Si vuestro CEO o jefe europeo no asiste a vuestras presentaciones, o está presente, pero solo mira su portátil o su móvil en lugar de escuchar, entonces la sesión no es interesante. Simplemente terminadla. Vuestra gente corporativa hace todo lo posible para quedar bien a los ojos de sus jefes. Entonces, planificad vuestras ponencias de esta manera.

11. Horarios. ¿Queréis que vuestros distribuidores y socios establezcan contactos en el bar por la noche? Vale, pero entonces quizás la sesión no debería empezar a las 8 de la mañana siguiente.

12. Productos. Y una vez más, porque importa muchísimo: Dejadnos en paz con los productos cuando no haya nada realmente disruptivo que informar. Leemos las hojas de datos y probamos los productos mejor en nuestro propio laboratorio. Se vuelve difícil cuando un técnico explica a los invitados qué es realmente un código de barras 2D o en qué mercados se puede usar una impresora móvil. ¡Hola, ¿qué hemos estado haciendo en los últimos 25 años? ¡Eso es casi una grosería. ¡Y vuelve a pasar una y otra vez! Por favor, omitid también las diapositivas sobre los proyectos que habéis ganado en Namibia, Argentina, Taiwán o en cualquier otro lugar. Podéis enviarlo por correo electrónico, así incluso podremos reenviarlo al departamento de ventas.

13. Plazos. Si no hay nada nuevo que contar, acortad la reunión. No tenéis que usar "rellenos" solo porque a alguien se le ocurrió la idea de que una reunión así siempre tiene que durar dos días.

Todos estos puntos provienen de una mezcla de experiencias: nadie necesita sentirse aludido personalmente. Tened siempre en cuenta que, como proveedor, ahorráis en gastos de viaje al hacernos venir a vuestros eventos, en lugar de al revés. Tenéis el control de nuestro limitado tiempo libre, ¡así que hacedlo lo más agradable posible!

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